Wat doe je als VA met een onvoorbereide ondernemer?
Het is zover! Je hebt eindelijk een nieuwe klant gevonden! Een ondernemer die enthousiast is over het idee van een Virtuele Assistent.
Maar zodra je aan de “online” tafel schuift, wordt het al snel duidelijk: er is géén plan, géén structuur, en eigenlijk geen idee welke taken je opdrachtgever wil laten uitbesteden. Ze voelen perfect dat ze hulp nodig hebben, maar meer dan dat is het niet. Daar sta je dan … Klaar om gas te geven, maar zonder enige duidelijke roadmap en eindbestemming.
Dus wat doe je als VA met een onvoorbereide ondernemer?
Moet je deze samenwerking direct afkappen?
Nee, niet per se. Er zijn zeker opdrachtgevers die wél bereid zijn om zich te laten begeleiden in dit proces.
Bedenk dat voor de meeste ondernemers het samenwerken met een virtual assistant nog steeds erg nieuw is.
Maar blijf op je hoede: niet elke onvoorbereide ondernemer is een samenwerking waard.
In deze blog neem ik je mee in hoe je als freelancer met zulke situaties omgaat én wanneer je beter de eerstvolgende afrit kiest.
Herken als virtual assistant een onvoorbereide ondernemer
Je klant voelt wel dat een samenwerking met een virtual assistant echt wat kan opleveren, maar deze onvoorbereide ondernemer heeft geen helder beeld over de volgende zaken:
- Welke taken hij aan deze freelancer uit wil laten besteden.
- Hoe de samenwerking praktisch moet verlopen.
- Wat zijn verwachtingen en doelen precies zijn.
- Welke online tools en systemen gebruikt worden.
Wanneer ze uitspraken doen zoals: ‘Een onboarding is voor mij niet nodig’ of ‘Jij weet vast wel met welke taken je kunt helpen toch?’ begint dat rode lampje op het dashboard te branden…
Ze hebben simpelweg geen strategie en denken dat jij als virtueel assistent dit voor hen – liefst in een oogwenk – gaat oplossen.
Dat klinkt misschien als een kans …, maar als er geen duidelijke richting is, ben jij binnen no-time het manusje-van-alles dat achter een stuurloos schip aan zwemt. En dat is echt niet wat je wilt binnen een professionele samenwerking.
Kun je als VA toch samenwerken met een ondernemer zonder plan?
Ja zeker, maar alleen als je de tijd en energie hebt om hen strategisch te begeleiden, je duidelijke grenzen stelt en de verwachtingen direct duidelijk communiceert.
En vergeet natuurlijk niet dat je als freelancer ook gewoon betaald moet worden voor het uitwerken van een structuur en onboarding.
Tips om met een onvoorbereide opdrachtgever om te gaan
Begin met een strategische meeting
Laat hen niet direct losse taken over de schutting gooien. Help hen door te inventariseren waar hun pijnpunten liggen en waar jij het meeste impact kunt maken door jouw expertise in te zetten. Er bestaan immers zo veel verschillende VA’s met erg uiteenlopende sterktes.
Creëer een ‘uitbestedingsplan
Vraag aan je opdrachtgever om je een lijst van terugkerende taken en taken die het meeste tijd kosten te bezorgen. Dit geeft structuur en voorkomt dat jij straks de gaten moet blijven dichten. Zo kom je meteen te weten of jij wel de beste virtual assistant bent voor deze opdrachtgever.
Werk met een testperiode
Soms denken ondernemers dat ze een VA nodig hebben, maar zijn ze simpelweg niet klaar voor een optimale samenwerking. Een proefperiode laat jou én de ondernemer zien of er een werkbare structuur mogelijk is.
Stel duidelijke kaders
Jij bent geen businesscoach, tenzij je daar expliciet voor betaald wordt. Maak vanaf dag één duidelijk wat jouw rol wél en niet is.
Kijk naar de mindset van de ondernemer
Is hij of zij écht bereid om los te laten en te investeren in een goede samenwerking? Of verwachten ze dat jij ‘het allemaal wel regelt’?
Rode vlaggen die je als Virtual Assistant niet mag missen
Er zijn ondernemers die simpelweg niet klaar zijn voor een VA. En als jij daar toch instapt, is de kans groot dat je energie verspilt aan een samenwerking die nergens toe leidt.
Zo krijg jij als VA een slechte review, hoewel de oorzaak bij je onvoorbereide opdrachtgever ligt.
Let als freelancer op voor deze rode vlaggen:
- Ze willen “gewoon iemand die dingen voor ze doet” zonder duidelijke instructies.
- Ze geven geen toegang tot tools of systemen en verwachten dat jij ‘wel iets bedenkt’.
- Ze reageren nauwelijks op jouw vragen en geven geen feedback en ze beseffen niet dat hun input noodzakelijk is voor de gewenste output.
- Ze willen jou “testen” met kleine losse klusjes zonder commitment.
- Ze veranderen continu van gedachten en komen niet tot beslissingen.
- Alle taken die ze je toesturen moeten onmiddellijk gebeuren, omdat er geen planning is met duidelijke deadlines.
Als je dit herkent, wees dan eerlijk tegen jezelf en besef dat deze samenwerking waarschijnlijk zal uitmonden in frustratie en een hoop verloren tijd en energie. Maar zeg niet direct “nee”.
Bied aan om eerst een structuursessie vast te leggen (betaald!). Hierin help je de ondernemer om orde op zaken te stellen, waarna jullie kunnen bekijken of een samenwerking écht haalbaar is.
Is het nu misschien nog niet haalbaar? Wie weet later wel, omdat de ondernemer nu de tijd neemt om zich rustig voor te bereiden.
Een samenwerking tussen opdrachtgever en VA die werkt voor beide partijen
Het doel is een samenwerking waar zowel jij als de ondernemer wel bij varen. Niet eentje waarbij jij continu brandjes aan het blussen bent terwijl je opdrachtgever met een blinddoek door zijn smeulende bedrijf loopt.
Werk je samen met een ondernemer zonder plan? Geef hen dan een richting en structuur of zorg voor een handige nooduitgang.
Loop je tegen een opdrachtgever aan die geen commitment toont, geen structuur wil en alles op jou afschuift?
Dan is het namelijk tijd om te bedanken voor de eer en een eind te breien aan deze samenwerking.
Sluit je aan bij onze VA-pool
Gruwel je als ervaren VA van deze onvoorbereide opdrachtgevers?
Reken dan op Nexus Pursuit om deze stappen voor jou te ondernemen en je toekomstige opdrachtgever helder te instrueren en klaar te stomen voor een succesvolle online samenwerking.
Meld je aan voor onze VA-pool en ondersteun ondernemers die helemaal klaar en voorbereid zijn voor het samenwerken met een virtual assistant.
Heb je van deze blog geleerd en wil je geen tips meer missen?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en schrijf je in voor alle blog updates!
