Hoe meet je de prestaties van je virtual assistant?
Je bent eindelijk gestart met een VA (virtuele assistent), de samenwerking voelt goed …, maar ergens knaagt er iets. Je vraagt je af “Doet mijn VA eigenlijk wel genoeg?” Of: “Halen we wel het maximale uit deze samenwerking?”
Het is een gevoel dat veel ondernemers herkennen en toch is het soms makkelijker om in de drukte van de dag door te denderen dan om écht even stil te staan bij de effectiviteit van een samenwerking. En toch… als je investeert in ondersteuning, wil je ook weten of het loont. Tijd dus om het beestje bij de naam te noemen: performance.
Maar hoe meet je nu ook effectief de prestaties van je virtual assistant?
Waarom het rendement van je VA kennen belangrijk is
Samenwerken met een VA draait om vertrouwen. Maar vertrouwen betekent niet altijd dat je zomaar blind een richting op moet varen. Je moet weten welke kant je op wilt en welk doel je wil bereiken om te zien of je de juiste koers aanhoudt. Deze juiste koers kan je meten door de juiste KPI’s (=prestatie-indicators) te bepalen, regelmatige check-ins en een zeer heldere communicatie.
Door het rendement van je VA te meten krijg je:
- een betere grip op resultaten
- duidelijkheid over de verwachtingen van beide partijen
- de ruimte om bij te sturen vóór er frustratie ontstaat
- de mogelijkheid om in te zien wat wél werkt en wat absoluut niet werkt
En misschien wel het belangrijkste van al?
Het helpt jouw VA ontzettend vooruit. Want een VA die duidelijke feedback ontvangt, krijgt de mogelijkheid om nóg verder te groeien. En jij groeit hierdoor ook, samen met je bedrijf!
Welke resultaten kunnen we meten?
Niet elke samenwerking met een virtueel assistant is hetzelfde en de meetbaarheid van de resultaten scheelt afhankelijk van de reden waarvoor je een VA hebt aangenomen. Elke virtueel assistent heeft immers een eigen expertise en vakgebied.
Maar er zijn 5 algemene meetgebieden die bijna voor elke ondernemer relevant zijn.
1. Takenafhandeling en output
Meet je VA op basis van wat er is afgesproken qua taken. Zijn de to-do’s structureel op tijd af? Is het werk foutloos en uitgevoerd volgens de briefing? Gebruik een online projectmanagementtool om overzicht te houden op taken en deadlines!
2. Efficiëntie van je VA
Kijk niet alleen naar het resultaat, maar ook naar de vlotheid van de uitvoering.
Besteedt je VA 3 uur aan een taak die normaal 1 uur duurt? Dan kan er iets misgaan qua briefing of skills.
Liggen de taken die je delegeert wel binnen de kennis van je gekozen VA?
Als opdrachtgever moet je niet enkel jouw werkwijze en visie duidelijk communiceren, je moet ook weten waar je VA goed in is en hoe hij of zij werkt.
De VA dient elke taak zo efficiënt mogelijk uit te voeren en tijdig aan te geven waarom een opdracht exact zo lang duurt of waar het hapert.
Op die manier worden zowel jouw budget als opdrachtgever en haar/zijn tijd als VA optimaal benut.
Bespreek daarom tijdens jullie check-ins ook die zaken die nog open staan en waaraan wordt gewerkt, zodat jullie beiden steeds de efficiëntie kunnen bijsturen en maximaliseren.
3. Kan je rekenen op de proactiviteit van je freelancer?
Een goede VA wacht niet steeds tot jij iets opdraagt. Deze freelancer ziet werk liggen, komt zelf met suggesties en wijst je op optimalisatiekansen.
Daarom is het zo belangrijk als ondernemer om je te omringen met andere experts. Samen zie je immers meer groeipotentieel dan alleen.
Proactiviteit is misschien minder “hard” meetbaar, maar des te belangrijker. Vraag daarom ook regelmatig om feedback en de mening van je VA.
Zo creëer je vertrouwen, voelt je VA zich gewaardeerd en zul je zien dat zij/hij zich daarna uitgenodigd voelt om proactief aan iets te werken in lijn met de expertise.
Stel jezelf maandelijks eens de vraag: “Heeft mijn VA onlangs iets gedaan of gezegd wat ik zélf niet had bedacht, maar waar ik wél heel erg blij mee was?”
4. Hoe verloopt de communicatie met je VA?
Kijk niet alleen naar het resultaat, maar ook naar de vlotheid van de uitvoering.
Besteedt je VA 3 uur aan een taak die normaal 1 uur duurt? Dan kan er iets misgaan qua briefing of skills.
Liggen de taken die je delegeert wel binnen de kennis van je gekozen VA?
Als opdrachtgever moet je niet enkel jouw werkwijze en visie duidelijk communiceren, je moet ook weten waar je VA goed in is en hoe hij of zij werkt.
De VA dient elke taak zo efficiënt mogelijk uit te voeren en tijdig aan te geven waarom een opdracht exact zo lang duurt of waar het hapert.
Op die manier worden zowel jouw budget als opdrachtgever en haar/zijn tijd als VA optimaal benut.
Bespreek daarom tijdens jullie check-ins ook die zaken die nog open staan en waaraan wordt gewerkt, zodat jullie beiden steeds de efficiëntie kunnen bijsturen en maximaliseren.
5. Wat is de impact van je virtueel assistent op jouw bedrijf?
De belangrijkste KPI… Wat heeft jouw VA je opgeleverd? Soms is deze winst duidelijk meetbaar in Euro’s, in andere gevallen voel je het eerder aan je gemoedsrust en je eigen productiviteit.
Ervaar je een hoop minder stress en heb je daardoor daadwerkelijk meer rust? Merk je na enige tijd verschil in de efficiëntie van jouw businessprocessen? Zijn jouw klanten meer tevreden en doen ze telkens opnieuw beroep op jou? Heb je meer focus kunnen leggen op je kernactiviteiten waardoor je bedrijf meer winst maakt?
Maak dit zeker concreet:
→ Ben je vaker zichtbaar geweest op Social Media dankzij je Social Media Manager?
“Afgelopen maand ben ik X aantal keer meer zichtbaar geweest.”
→ Zijn er meer offertes de deur uitgegaan?
”Afgelopen maand heb ik X meer offertes de deur uit kunnen sturen”
→ Heb je eindelijk dat nieuwe aanbod kunnen lanceren?
”Afgelopen maand heb ik X aantal uur kunnen werken aan mijn nieuwe aanbod”
Maak resultaten zichtbaar voor jezelf. Als ze niet de goede kant op gaan, kan je tijdig bijsturen en betere richtlijnen geven aan je VA.
En werkt iets wel heel erg goed? Dan kan je hier nóg eerder op inspringen door dit takenpakket verder uit te breiden.
Een overzicht van verschillende soorten VA taken en hun KPI’s
Zoals gezegd, elke freelancer heeft een eigen expertise en sterktes. Zo kan je niet verwachten van een grafisch designer dat hij of zij je mailbox op orde houdt. En werk je met een heel remote team van VA’s of hou je het voorlopig enkel bij business support? Werkt je VA elke dag voor jouw bedrijf, of slechts 1 keer per week?
Let dus op! Dit is slechts een voorbeeld en kan veel uitgebreider zijn of juist compacter afhankelijk van jouw situatie. Onderstaande tabel wil vooral een inzicht geven in het opstellen van duidelijke KPI’s en de meetbaarheid van de efficiëntie van jouw VA(’s).
| Taken van je virtual assistant | KPI’s of Key Performance Indicators |
| E-mailbeheer | – Responspercentage binnen 24u – Aantal correct afgehandelde klantvragen – Overzichtelijkheid inbox / gewonnen tijd |
| Social Media Management | – Aantal geplande posts – Betrokkenheid op berichten – Groei volgers of verkeer naar je website |
| Administratie en planning | – Up-to-date boekingstools – Aantal opgemaakte foutloze facturen – Afgeronde rapportages zonder reminders |
| Creatieve en strategische support | – Aantal relevante en toepasbare ideeën – Inbreng tijdens meeting – Aantal zelfstandig uitgewerkte voorstellen |
Hoe bespreek je de prestaties met je VA?
Natuurlijk doe je dit NIET met een saaie spreadsheet en een rode pen. Wél met een open houding, duidelijke vragen en wederzijdse feedback.
Bespreek onderstaande vragen:
- Wat ging goed?
- Wat kan beter?
- Zijn opgestelde KPI’s behaald?
- Wat heb jij nodig van jouw VA om nog beter te kunnen delegeren?
- Waar heeft de virtueel assistent extra ondersteuning of meer richting nodig?
Vraag tijdens deze meetings regelmatig naar de beleving van de VA. Voelen ze zich goed betrokken? Voelen ze zich gehoord en uitgedaagd in het werk wat ze verrichten? Alleen zo creëer je een samenwerking die werkt voor beide partijen.
Het “meten” van je VA is geen controle, het is verbinding
Het meten van performance draait niet om wantrouwen. Het draait om eerlijkheid. Om het benoemen van wat goed gaat en wat beter kan. Want alleen zo voorkom je dat jij maandenlang doorwerkt met een VA die eigenlijk niet (meer) past… óf erger: dat je de juiste VA verliest, omdat je nooit gezegd hebt hoe blij je met haar of hem bent.
Plan feedbackmomenten in. Vraag, luister, geef richting. Jij groeit ervan, je VA groeit ervan en je bedrijf krijgt vleugels!
Een virtual assistant met een duidelijke koers werkt efficiënter
Veel ondernemers vinden het lastig om deze structuur en KPI’s meteen zelf te bepalen. Helemaal als je voor het eerst met een virtual assistant gaat samenwerken. En dat snappen we. Daarom pakken we het bij Nexus Pursuit anders aan.
Bij ons begint een samenwerking niet met “zoek het maar uit”, maar met een duidelijke intake, een scherp profiel én een ervaren VA die van aanpakken weet.
Wij zorgen ervoor dat jij matcht met iemand die niet alleen bij je past qua skills, maar ook qua werkethiek en communicatie. En daar stopt het niet. We blijven nadien ook nauw betrokken, zodat jij én je VA kunnen blijven groeien in de samenwerking.
Zo wordt het meten van performance geen lastige bijzaak, maar gewoon een logisch onderdeel van een krachtige samenwerking.
Is je nieuwsgierigheid geprikkeld en wil je graag nog meer weten over hoe je slim kan ondernemen door het inhuren van virtual assistants?
Download en lees dan het gratis e-book “Remote werken of slim ondernemen in een digitale wereld”, waar Ina haar eigen ervaringen toelicht.
Blijf je graag op de hoogte van verdere tips?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en schrijf je in voor alle blog updates!
