Hoe deel je gevoelige informatie met jouw Virtueel Assistent?
Steeds meer ondernemers ontdekken de voordelen van een Virtueel Assistent (VA) voor het uitbesteden en delegeren van dagelijkse taken en het verhogen van hun productiviteit.
Het inschakelen van een VA is immers een slimme zet, maar er blijft vaak één vraag rondspoken:
“Hoe deel ik veilig mijn wachtwoorden en gevoelige informatie met mijn VA en behoud ik toch mijn privacy?”
Dat zijn begrijpelijke zorgen, en in deze blog geven we praktische tips om jouw samenwerking met een Virtueel Assistent op een veilige en verantwoorde manier aan te pakken.
Geheimen delen met je virtuele assistent: veilig of niet?
Het delen van gevoelige informatie en bedrijfsgegevens met een Virtueel Assistent is een grote stap. Je wilt zeker weten dat jouw gegevens en bedrijfsgeheimen veilig zijn. Vertrouwen is immers essentieel voor elke succesvolle samenwerking, zeker wanneer je met een remote freelancer aan de slag gaat.
Bij Nexus Pursuit vinden we vertrouwen de basis van elke samenwerking. Daarom kijken we niet alleen naar de expertises van onze VA’s, maar ook naar hun persoonlijkheid en hoe ze omgaan met bepaalde situaties.
De virtuele assistenten in onze VA-pool hebben door ervaring bewezen dat ze professioneel en te vertrouwen zijn en geen geheimen delen met onbevoegde derden.
Een virtueel assistent zal namelijk niet lang succesvol zijn als freelancer, als zij/hij een reeks van ontevreden opdrachtgevers achterlaat.
Veilig samenwerken met je VA: 6 praktische tips
Het hoeft echt niet moeilijk te zijn om je gegevens goed te beschermen. Wist je trouwens dat VA’s gewend zijn om professioneel om te gaan met gevoelige gegevens. Net omdat ze remote met verschillende ondernemers werken, weten ze precies hoe ze met al deze informatie veilig en verantwoord om moeten gaan.
Aangezien remote werken in de lift zit, komen er bovendien steeds nieuwe tools en apps op de markt om het delen van informatie op een veilige, efficiënte manier mogelijk te maken.
1. Gebruik veilige tools voor wachtwoordbeheer
Een veilige samenwerking begint namelijk bij het gebruiken van de juiste tools. Met tools zoals LastPass of 1Password kun je wachtwoorden veilig delen, zonder dat je VA deze direct kan zien. Dankzij deze tools zitten al je wachtwoorden beschermd opgeborgen in een wachtwoordenkluis waardoor ze onmogelijk te kraken zijn.
Hierdoor kun je jouw Virtueel Assistent toegang geven tot accounts zonder dat je je wachtwoorden volledig prijsgeeft.
Op dezelfde manier kan je de toegang ook meteen weer intrekken mocht de samenwerking met je VA aflopen.
2. Stel overal 2-stapsverificatie in
Geef je virtuele assistent toegang tot de nodige authenticatie-apps om bij alle gebruikte samenwerkingstools 2-stapsverificatie mogelijk te maken.
Zo voel jij je als opdrachtgever nog beter beschermd tegen datalekken en kan je VA toch moeiteloos gebruik maken van alle gemeenschappelijke tools en programma’s.
3. Kies een betrouwbare communicatie- en taakmanagementtool
Goede communicatie en taakbeheer zijn essentieel voor een efficiënte samenwerking met je VA. Tools zoals Slack, Discord, Microsoft Teams, Google Workspace, Trello, Asana en Notion bieden een veilige omgeving voor online communicatie en taakverdeling.
Via deze tools kan je de nodige documenten en data delen terwijl ze toch in bezit blijven van jouw onderneming, zodat jij, als opdrachtgever, de volledige controle erover behoudt.
Dit in tegenstelling tot het delen van een document door het als bijlage te sturen bij een e-mail.
4. Maak duidelijke afspraken over het delen van informatie en leg deze vast
Het is verstandig om een geheimhoudingsverklaring (NDA) op te stellen voordat je gevoelige informatie deelt. Een NDA (non-disclosure agreement) zorgt ervoor dat zowel jij als jouw Virtueel Assistent afspraken hebben over het omgaan met vertrouwelijke gegevens.
Op die manier blijven bedrijfsgeheimen bewaard en zorg je ervoor dat jouw ideeën of strategieën niet in de handen van je concurrenten terechtkomen.
Bij een samenwerking met een VA kan gevoelige informatie worden uitgewisseld, zoals financiële gegevens, klantgegevens of technische details. Deze geheimhoudingsverklaring voorkomt dat deze data meegedeeld worden aan derden.
Mochten er toch lekken ontstaan via je VA dan heb jij het recht in handen als opdrachtgever om juridische stappen te ondernemen.
Daarnaast is het goed om regelmatig samen te evalueren of alle afspraken nog actueel en praktisch zijn.
5. Geef je VA enkel toegang tot wat zij/hij nodig heeft
Niet alle informatie hoeft voor elke taak toegankelijk te zijn. Werk met gedeelde mappen of gelaagde toegang binnen jouw tools, zodat de VA alleen toegang krijgt tot relevante documenten en data. Dit helpt om gevoelige informatie nog beter te beschermen.
Bovendien kan je voor elke file over de toegangsrechten beslissen: mag je VA ook editen of enkel lezen.
Stel je een takenlog in, dan weet je ook perfect wie wat aan welk document heeft aangepast.
6. Plan regelmatige check-ins en feedback
Zorg ervoor dat je regelmatig overlegmomenten hebt om de samenwerking te bespreken.
Dit helpt om eventuele zorgen of vragen direct op te lossen. Dankzij een goede communicatie met je VA versterk je het vertrouwen.
Zo kan je immers kort op de bal volgen of er ergens lekken of privacyschendingen opduiken en deze meteen in de kiem smoren.
Het delen van gevoelige informatie met een VA hoeft geen drempel te zijn
Een Virtueel Assistent biedt talloze schitterende voordelen en tóch kan het delen van gevoelige informatie dé drempel zijn om een samenwerking aan te gaan.
Zonde! Want dit hoeft helemaal geen struikelblok te zijn.
Door gebruik te maken van veilige tools, duidelijke afspraken te maken, de toegang te beheren en regelmatig te evalueren, kun je met een gerust hart samenwerken en genieten van alle voordelen die een VA voor jouw onderneming kan bieden.
Ben je toch nog niet helemaal zeker?
Dan wordt het tijd dat we eens een digitale kop koffie drinken! Plan deze online meeting snel in via de website, dan kijk ik vrijblijvend met jou mee naar de zorgen die je hebt over een remote samenwerking met je VA.
Nog meer weten over hoe je slim kan ondernemen door remote te werken en het inhuren van virtual assistants?
Download en lees dan het gratis e-book “Remote werken of slim ondernemen in een digitale wereld”, gebaseerd op de ervaringen van Ina, en vol met nuttige tips.
Blijf je graag op de hoogte van volgende artikels?
Volg Nexus Pursuit op sociale media en schrijf je in voor alle blog updates!
