Jouw input is de output van jouw VA!
Hoe succesvol samenwerken met je VA?
Als opdrachtgever weet je vaak precies wat je nodig hebt van jouw Virtual Assistant, maar heb je er ook wel eens bij stilgestaan dat jouw VA ook iets nodig heeft van jou?
In deze blog gaan we dieper in op wat een VA exact nodig heeft van jou om zijn of haar werk goed te kunnen doen.
Enkel op die manier kan je genieten van alle voordelen van de samenwerking met een virtual asistant!
Kies voor duidelijke communicatie en draai niet rond de pot
Duidelijke communicatie is ontzettend belangrijk tijdens een samenwerking met een virtual assistant. Sterker nog, dit maakt of kraakt de samenwerking vanaf het allereerste moment.
Als de communicatie niet goed zit, zal de samenwerking niet soepel verlopen en voor je het weet zit je beide met onnodige frustraties.
Maar hoe pak je dit dan aan?
- Overleg samen op welke dagen of vaste momenten je de tijd neemt om even af te stemmen met elkaar.
- Creëer een – digitale – ruimte, waarin je kunt samenwerken en elkaars werk kunt volgen. Maak hierin een duidelijke lijst met taken die je graag wilt uitbesteden.
- Beloof elkaar direct te zijn en naar elkaar uit te spreken wanneer iets niet duidelijk is om een goede professionele relatie te hebben met je virtual assistant. Vertrouwen is immers een noodzakelijke basis om een goede professionele relatie te hebben met je virtual assistant.
Als een VA jouw behoeften niet kent, zal hij of zij er ook niet naar handelen. En dit leidt dan weer tot een hoop zinloze frustraties en tijdverlies. Dat is zonde, want door simpelweg duidelijk te communiceren bouw je aan een sterke en gezonde relatie!
Efficiënt samenwerken met je virtual assistant dankzij handige tools en systemen
Om efficiënt te kunnen samenwerken met je virtual assistant, maak je het best gebruik van tools en systemen. Ze zijn handig en maken het werk vaak een stuk simpeler. Er is echter één kanttekening hier. Er zijn namelijk vreselijk veel verschillende tools, met elk hun eigen voor- en nadelen. Dus welke tool kies je nu het beste?
Kijk eerst of er een tool is die jullie beide kennen, want dan is de keuze natuurlijk snel gemaakt. Gebruiken jullie allebei een verschillende tool? Dan is het verstandig om even te kijken wie de tool het meest zal gebruiken. Als jouw VA veel in de tool moet werken en jij er maar sporadisch op te vinden bent, kun je ervoor kiezen om samen te werken via de tool van jouw Virtual Assistant. En dit geldt natuurlijk ook andersom! Belangrijk is, dat jullie samen bereid zijn om te werken aan een goede digitale omgeving.
Neem als opdrachtgever regelmatig tijd voor opvolgmeetings
“Wat leuk je nog eens te spreken!” Dat kan je natuurlijk niet maken. Ik kan het niet vaak genoeg benadrukken: Neem regelmatig de tijd voor elkaar. Organiseer zo nu en dan een meeting waarin je kort en duidelijk overlegt hoe alles verloopt en of hier zaken in moeten veranderen.
Hoe vaak je dit doet, hangt natuurlijk af van de soort werkzaamheden en de wensen die je hebt op lange termijn. Neem hier als opdrachtgever zeker het initiatief in. Een VA heeft niet altijd zicht op jouw agendaplanning en jij als opdrachtgever weet het best wanneer je behoefte hebt aan een meeting. Zeker wanneer de samenwerking al wat langer duurt, kan dit vaak wat minder gebeuren. Dit betekent echter niet dat het minder nodig is of dat je VA minder input kan gebruiken van je. Juist in die drukke periodes is het van groot belang om regelmatig bij elkaar in te checken.
Spreek haalbaarheid en deadlines duidelijk af met je VA
Vergeet daarnaast ook niet dat je duidelijk moet maken dat je y-aantal taken wil uitbesteden in x-aantal uren. Op basis van jouw behoeften en de complexiteit van de taken, kan de VA een duidelijke inschatting maken van de haalbaarheid. Zo weet je waar je aan toe bent en zal je niet zo snel voor verrassingen komen te staan.
Als je alle taken en wensen op een rijtje hebt, moet je hier nog heldere deadlines en afspraken rond maken. Bespreek wat er nodig is om alles te laten werken en wanneer je de taken afgerond wenst te hebben.
Ben je benieuwd hoe jij kunt samenwerken met een VA? En hoe je hier het beste aan begint?
Download en blader dan alvast even door ons gratis e-book en contacteer ons snel voor meer info over VA-Matchmaking!
