Remote werken vanuit een andere tijdzone dan je klanten en leveranciers
Als complete voorstander en promotor van remote werken, richtte ik (Ina De Becker) mijn onderneming Nexus Pursuit zo in dat ik van overal in de wereld mijn werk kan uitvoeren. Ondertussen woon en werk ik al maanden vanuit een andere tijdzone dan mijn klanten en leveranciers. Hoe dat in zijn werk gaat, lees je hier.
Wisselende werkplekken met verschillende tijdzones
Ik begon in Nicaragua – Centraal Amerika (+ 8 u). Na drie maanden ter plaatse bezocht ik de Benelux voor een “thuis” bezoek, waar ik een andere ervaring had dan ik hoopte, want niet enkel de aanpassing aan de tijdzone speelde me parten, ook het drukke, overvolle leven en het lawaai lieten me niet onberoerd.
Eenmaal ik weer gesetteld was in Nicaragua, kreeg ik het leuke nieuws dat mijn partner in België ook klaar was om Europa te verlaten en kozen we er samen voor om te verhuizen naar Paraguay – Zuid-Amerika (-6 u).
Tussendoor moest ik voor de INA community, mijn andere onderneming, nog een noodzakelijke tussenstop doen in Canada (+ 6 u).
Het wisselen van verschillende tijdzones vergt telkens een hele aanpassing. Niet enkel je biologische klok vraagt om een stabiel werkritme. Online meetings vastleggen, contacten onderhouden met klanten en leveranciers, alles vraagt een degelijke planning, rekening houdend met telkens een andere tijdzone.
Het is immers eveneens voor hen erg belangrijk te weten wanneer ze je kunnen bereiken en ze antwoord op hun vragen mogen verwachten.
(PS: uurverschillen in vergelijking met België tijdens de zomertijd)
Terug een vaste werkplek in Paraguay
Nu ik ondertussen een nieuwe thuis opgebouwd heb in Paraguay, blik ik graag even terug op het samenwerken met mijn contacten die gedurende die periode tussen zes à acht uur tijdsverschil met mij hadden.
Werken vanuit een vaste “andere” tijdzone maakt het plannen veel gemakkelijker dan steeds van tijdzone te wisselen. Het omrekenen van het uurverschil is op den duur vanzelfsprekend en je hoeft er niet steeds weer over na te denken.
Aangezien mijn emigratie een project was waar ik al bijna twee jaar naartoe gewerkt had, was iedereen op de hoogte van mijn plannen en werd er op voorhand veel voorbereid. Zo kon iedereen met een gerust gevoel de samenwerking met mij verderzetten.
Gestructureerder werken door het tijdsverschil
Wat mij het eerst opviel, is dat je door het tijdsverschil genoodzaakt wordt om heel gestructureerd te werken, omdat je contactmomenten veel beperkter zijn. Dit zorgt er ook voor dat je de tijdsduur van je calls veel beter moet respecteren, omdat er minder speling is wegens een beperkt aantal overlappende werkuren.
Mijn professionele contacten waren natuurlijk ook heel nieuwsgiering naar mijn omgeving, waardoor ze al snel afgeleid waren als ze een stralende achtergrond zagen met een palmboom of vreemde, vrolijke vogelgeluiden hoorden. Hierdoor leerde ik al snel dat een noise cancelling headset noodzakelijk was en de achtergrond best volledig vervaagd werd, want door de beperkte tijd wilde ik hun volledige aandacht bij het onderwerp houden.
Een team van Virtual Assistants met elk hun eigen tijdzone
Aangezien ik een grote voorstander ben van het samenwerken met VA’s, stelde ik een team samen van verschillende remote professionals die zich ook op hun beurt niet allemaal in dezelfde tijdzone bevinden.
Het onderlinge verschil met deze 5 virtual assistants is misschien niet zo groot als het verschil in tijdzone met mezelf, maar het maakt wel dat er extra planning en vooruitdenken nodig is.
Je weet immers zelf wanneer deze VA’s voor jou aan de slag zijn. Wil je bepaalde taken snel uitgevoerd zien of komt er iets dringends op de proppen, weet dan dat jouw team ook op verschillende tijdstippen werkt. Is dit team onderling van elkaar afhankelijk voor de vooruitgang van het werk, dan is een praktisch tijdschema een absolute noodzaak, doch geen onoverkomelijke hindernis.
Wisselende tijdzones, wisselende connectiekwaliteit: zorg voor een back-upplan
Ondanks dat het wonen en werken op een tropische bestemming tal van voordelen heeft, is het bekomen van een stabiele, snelle internetverbinding onmisbaar voor de communicatie. Daarom is het op voorhand testen van de wifi voor belangrijke meetings noodzakelijk. Bovendien heb je maar beter ook een back-upplan. Dat kan dan net zoals in België je mobiele internet zijn, maar die ouderwetse kabel in de muur gebruiken biedt ook vaak een oplossing.
Videobellen of meetings inplannen kan je niet voor alles doen én al zeker niet als het dringend is. Op zulke momenten was ik heel blij dat ik zowel mijn Belgisch mobiel als vast nummer behouden had. Voice over IP – wat in mijn geval bellen via de vaste lijn was door gebruik te maken van Teams – heeft mij vaak kunnen ‘redden’.
Het voordeel hierbij is ook dat de andere persoon niet eens weet dat je vanuit de andere kant van de wereld met een vast Belgisch telefoonnummer belt.
Kies een geschikt mobiel abonnement voor buiten Europa
Mijn gsm-abonnement had ik al in België overgezet naar een andere leverancier, want de grote spelers zijn enkel interessant als je niet buiten Europa gaat.
Als ik bij die leverancier was gebleven, zou ik mij zelfs blauw betaald hebben aan inkomende oproepen waarbij er een voicemailbericht ingesproken wordt. Nu heb ik een heel voordelig tarief voor mijn internationale levens- en werkstijl, dat ik iedereen aanraad die vaak in het buitenland verblijft.
Snel schakelen en blijven netwerken
Een groot voordeel was dat ik al in België 100% op afstand werkte, ook met mijn team. Dat team van VA’s was bovendien al enige tijd volledig op elkaar afgestemd.
Helaas viel op een bepaald moment het ene teamlid na het andere weg, waardoor ik op korte tijd twee teamleden moest vervangen en een ander teamlid ingeschakeld heb om naast Nexus Pursuit ook voor de INA community te werken.
Mijn redding op dat moment? Snel kunnen schakelen én altijd blijven inzetten op netwerken, waar ik ook naartoe ging. Waardoor ik snel nieuwe professionals vond in mijn eigen netwerk en VA pool. Door social media standaard in te zetten om nieuwe contacten te leggen sinds 2019, breidde mijn netwerk door de jaren heen uit.
En daarnaast uiteraard ook de geweldige procedures die mijn teamleden zelf opmaken tijdens hun werk. Daarbij geholpen door de uitstekende online tools die er tegenwoordig op de markt zijn om het samenwerken op afstand nog te vereenvoudigen.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Het belangrijkste van al is dat jij het vooral zelf ziet zitten én jezelf ook tijd gunt om dit goed voor te bereiden. Daarbij is een wederzijds vertrouwen bij al je contactpersonen absoluut noodzakelijk.
En uiteraard ook dat je jezelf op de nieuwe bestemming opnieuw voldoende tijd geeft om die grote stap die je net gezet hebt te plaatsen, waardoor je kan ‘landen’ zoals we dat in de livesessie van de INA community telkens toelichten.
Je werk zou namelijk geen beperking mogen zijn om het leven te hebben dat je wil. Integendeel, je werk zou eraan moeten bijdragen. Dit is wat ik voor al mijn klanten wens:
- Werk moet zich aanpassen aan jouw leven, niet andersom. Te veel werk? Dan besteed je dit zoveel mogelijk uit aan VA’s.
- Lijkt die stap naar het buitenland een verre droom die je maar niet binnen handbereik krijgt? Laat je dan omringen door anderen die samen met jou de stap zetten en laat je begeleiden door ervaringsdeskundigen via de INA community.
Wat denk je ervan om eens kennis te maken?
