Uitstelgedrag aanpakken bij thuiswerk
Uitstelgedrag is nog steeds één van de grootste uitdagingen bij thuiswerk. Hoe pak je het aan?
Wij geven je 6 oplossingen in deze blog.
Uitstelgedrag aanpakken bij thuiswerk, één van de grootste uitdagingen
Door een sterk overlevingsinstinct, is ons brein ingesteld om meteen te reageren op prikkels die ons onmiddellijk een gevoel van voldoening bezorgen. Denk bijvoorbeeld maar aan de drang die in je opkomt om snel te reageren op een binnenkomende mail of op een berichtje in je chat op Teams. Helaas zorgt dat ook voor afleiding, aangezien het na zo’n prikkel moeilijk is om je weer te focussen op je taken. We moeten onszelf als het ware opnieuw klaarstomen om het werk weer te hervatten.
De enige motivatie om dan uiteindelijk aan je taken te beginnen, is meestal dan ook tijdsdruk. Dat is nefast voor de kwaliteit van je eindresultaat, want zo beschik je vaak over onvoldoende tijd om de juiste informatie te verwerken.
Taken en oorzaken waarbij we uitstelgedrag vertonen, hebben meestal één of meer van onderstaande kenmerken:
- De taken zijn tijdsintensief.
- De deadline van de taak is niet bepaald.
- De deadline van de taak ligt ver in de toekomst.
- Het resultaat van de taak is pas zichtbaar/voelbaar op lange termijn.
- Werken aan de taak geeft je weinig of zelfs geen voldoening.
- De taak werd je toegewezen.
Hoe uitstelgedrag aanpakken bij thuiswerk?
Oplossing 1: Maak de taak aanvaardbaar voor alle teamleden
Een eerste manier om uitstelgedrag te verminderen, is door elke taak te formuleren in SMART (Specifieke, Meetbare, Aanvaardbare, Resultaatgerichte en Tijdsgebonden) doelstellingen. Je kan dan de overkoepelende taak onderverdelen in kleinere deeltaken en daar telkens beloningen aan koppelen. Zo minimaliseer je de eerste vijf kenmerken van taken waarbij we uitstelgedrag vertonen en is de kans op uitstelgedrag veel minder. Door het belang van de taak toe te lichten en uit te leggen waarom je ze toevertrouwt aan een specifiek teamlid, pak je bovendien ook het zesde kenmerk aan en kan je zo uitstelgedrag helemaal tegengaan.
Oplossing 2: Vier kleine successen tijdens het thuiswerken
Wanneer je met je team een aantal efficiënte samenwerkingstools gebruikt tijdens het thuiswerken, dan kan je de vooruitgang per taak en van elk individueel teamlid vanop afstand opvolgen. Door daarbovenop regelmatig (en liefst dagelijkse) contactopnames in te plannen, voel je als manager bovendien heel snel aan welke taken teamleden motiveren en welke minder in de smaak vallen. Uitstelgedrag aanpakken doe je dus best door de vooruitgang van taken te bespreken en door regelmatig zowel one-on-one videocalls als teamcalls in te plannen. Zo kan er ook extra aandacht geschonken worden aan taken die moeizamer verlopen en kunnen kleine successen als afgewerkte deeltaken gevierd worden. Bovendien zullen deze verschillende contactmomenten de verbondenheid van het team tijdens het thuiswerk ook versterken.
Oplossing 3: Voorkom uitstelgedrag door samen met je teamleden aan taken te werken
Een andere manier om uitstelgedrag te voorkomen en de verbondenheid van het team tijdens het thuiswerken te versterken, is door teamleden samen aan een taak te laten werken. Aangezien de teamleden hun inspanningen dan op elkaar zullen afstemmen, zullen ze sneller vooruitgang boeken. De kans bestaat namelijk dat ze elkaar verantwoordelijk zullen stellen voor de individuele deeltaken en elkaars werk zullen opvolgen. Dat zorgt gegarandeerd voor een positieve bijdrage aan het eindresultaat.
Oplossing 4: Visualiseer het actieplan
Om tijdens het thuiswerken doelstellingen als team te realiseren, is het belangrijk om doelstellingen te linken aan actieplannen. Afleidingen stimuleren uitstelgedrag – daarom zorg je er best voor dat je bepaalde acties onderneemtom afleidingen te minimaliseren. Dat kan bijvoorbeeld door teamleden op hetzelfde moment aan dezelfde taak te laten werken en alle notificaties die niet gerelateerd zijn aan die taak uit te schakelen. Wanneer er een externe partij betrokken wordt om een bepaalde deeltaak te realiseren, dan is het belangrijk dat de input van die externe partij samen met de betrokken teamleden wordt overlopen. Door synchroon samen te werken en actieplannen te visualiseren, kan je de vooruitgang beter opvolgen en uitstelgedrag aanpakken.
Oplossing 5: Zorg tijdens het thuiswerk voor consistentie in de werkmethode
Uitstelgedrag kan zowel tijdens of zelfs later in het proces optreden – zeker wanneer teamleden op obstakels stuiten en het actieplan herzien moet worden. Uitstelgedrag kan zelfs ook een gevolg zijn van een overvloed aan ideeën die gegenereerd worden, waardoor je het overzicht niet meer kan bewaren. Om uitstelgedrag te voorkomen en om ervoor te zorgen dat teamleden niet te lang bij die obstakels blijven stilstaan, is het belangrijk om telkens de geplande opvolgingsmomenten in stand te houden. Op die manier wordt het team gedwongen om keuzes te maken.
Oplossing 6: Voorzie tijdens het thuiswerk een werkbuddy of coach ter controle
Wanneer je steeds alleen werkt aan taken waar je uitstelgedrag bij vertoont, dan zal je ook eenvoudiger excuses aanvaarden die je uitstelgedrag verantwoorden. Een laatste tip om uitstelgedrag aan te pakken, is dan ook om een zogenaamde werkbuddy of coach te voorzien die de vooruitgang van je taken mee opvolgt. Door samen te werken word je namelijk gedwongen om verantwoording af te leggen en wordt ook je geloofwaardigheid regelmatig op de proef gesteld.
Benieuwd naar meer tips & tricks?
Bekijk dan zeker ook eens onze blog over onze top 5 coworking tools voor efficiënt telewerk of neem contact op.
