Waarvoor kan je een virtual assistant inschakelen: ontdek het via deze 5 stappen

Dag na dag hopen dat het vanzelf wel in orde komt, is jezelf voor de gek houden. Het is effectief nodig om hier tijd voor uit te trekken, ook al is het maar dertig minuten per dag. Bepaal ook een specifieke datum waarop je graag wil dat het takenoverzicht klaar is. 

Start met alle verantwoordelijkheden die je draagt – zowel jij als persoon als jij als ondernemer. Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?
Hoeveel tijd besteed je hieraan op dagelijkse basis, op wekelijkse basis en op maandelijkse basis?  

Voelt deze lijst opmaken nu al als een gigantisch tijdrovende opdracht? Schrijf dan telkens op wanneer je aan een bepaalde taak begint en wanneer je die afrondt.  

Heb je de takenlijst voor je? Bekijk hem dan heel kritisch.
Bepaal telkens waarom je deze taak op jou genomen hebt. Eventueel kan je er anderen bij betrekken, denk maar aan je medevennoot, je liefdespartner, je vrienden enzovoort.  

Kijk nu naar je lijst en markeer de taken die veel tijd in beslag nemen of die je als minder productief ervaart. Dit kunnen repetitieve administratieve taken zijn – zoals e-mailbeheer –  die veel van je kostbare tijd opslorpen. Misschien zijn er ook taken bij waarvan je weet dat ze noodzakelijk zijn om je bedrijf in de kijker te zetten, zoals social media en websitebeheer.
Zulke taken hebben een rechtstreekse impact op jouw online zichtbaarheid en vindbaarheid, waardoor je meer opbrengsten genereert. Hiervoor is het naast de technische kennis ook noodzakelijk dat je een bepaalde frequentie kan aanhouden om de leads op te volgen. Bepaal of jij hier voldoende tijd in wil steken. 

Daarnaast kijk je het best ook even naar alles wat je organiseert en plant binnen je privéleven.  Hierin kan je een onderscheid maken tussen tijdsintensieve, routinematige taken en creatieve, technische taken.  

Denk na over je eigen sterke en zwakke punten. Waar blink je in uit en wat zijn je minder sterke vlakken? Jouw kwaliteiten kan je daarna linken aan die taken waarin ze het best van pas komen, zowel op privé- als op professioneel vlak. Door deze lijst te maken, zal je al snel uitkomen op een lijst van taken die je kan uitbesteden. 

Voor zowel het professionele leven als het werkleven, zijn er bekwame freelancers op de markt waaraan je taken kan uitbesteden. Maar hoe bepaal je dan juist wat en hoeveel je kan uitbesteden aan een Virtual Assistant? 

Vergeet niet dat jij aan het roer staat van jouw zakelijk én privéschip. Hierdoor weet jij als de beste wat je wel én wat je net niet wil.

Stel duidelijke doelen en prioriteiten voor jezelf en je bedrijf. Wat zijn de belangrijkste taken die bijdragen aan het bereiken van deze doelen en in welke mate wil jij hierin betrokken zijn?
De randtaken delegeer je immers gemakkelijk aan een VA. 

Bekijk nu waar de tijdsintensieve taken, je zwakke punten en je prioritaire taken overlappen. Dit zijn de perfecte zaken om aan een VA uit te besteden.
Of het nu gaat om het beheren van je e-mails, het plannen van afspraken, research doen of andere ondersteunende taken – een Virtueel Assistent helpt je om je productiviteit te verhogen en je te concentreren op wat echt belangrijk is.